DECLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
Cooltech SA, dont le siège social est sis à 3570 Alken, Kolmenstraat 1607, inscrite à la Banque-
Carrefour des Entreprises sous le numéro 0451.453.044, RPM Anvers division Tongres, (ci-après
« nous » ou « Cooltech ») accorde une extrême importance à la protection de la vie privée. C’est
pourquoi nous prenons toutes les mesures appropriées pour protéger votre vie privée
conformément aux lois et réglementations applicables, comme le Règlement (UE) 2016/679 du 27
avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à
caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le
« RGPD »).
Nous voulons, par le biais de la présente déclaration de confidentialité, vous expliquer, de la façon la
plus claire et transparente possible, quelles données à caractère personnel nous pouvons collecter à
votre sujet, pour quelles finalités nous les collectons, comment nous voulons les utiliser et comment
nous comptons gérer cela. Nous voulons en outre vous informer de vos droits en matière de vie
privée et des modalités dont vous disposez pour les exercer. La présente déclaration de
confidentialité ne s'applique pas à notre relation avec nos employés. A cet effet, il existe une
déclaration de confidentialité distincte.
Dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité, nous entendons par « données à
caractère personnel » toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou
identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »). Est réputée être « une personne physique
identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement,
notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données
de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son
identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Il s’agit,
en d’autres mots, de toute information sur base de laquelle une personne peut être identifiée,
comme par ex. votre nom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ou adresse mail, ainsi
que votre adresse IP.
Les données anonymes et les données sur les personnes décédées ou les personnes morales ne sont
pas des données à caractère personnel au sens du RGPD. On ne parle de données anonymes que
lorsque l’utilisateur ne peut en aucune façon établir un lien avec la personne concernée.
Le concept de « traitement » est très large et concerne entre autres la collecte, l’enregistrement,
l’organisation, la conservation, l’actualisation, la modification, la demande, la consultation,
l’utilisation, la diffusion, la combinaison, l’archivage et la suppression de données.
Dans quelles situations collectons-nous des données à caractère personnel ? Quelles données sont
collectées et sur quelle base légale ?
Nous traitons vos données à caractère personnel lorsque vous :
- consultez notre site web
- commandez un de nos produits
- passez ou souhaitez passer un contrat avec nous
contactez notre service clientèle
- postulez pour un poste vacant
- nous contactez d’une autre façon
- vous inscrivez à une newsletter
- ou lorsque vous nous communiquez d’une autre manière des données à caractère personnel
à votre sujet (par ex. lors de l’utilisation de notre site web lorsque vous demandez une offre
en ligne ou remplissez un autre formulaire en ligne).
Nous traitons les données à caractère personnel suivantes dans les situations suivantes :
Dans quelles situations traitons-nous des
données à caractère personnel ?
Quelles données à caractère personnel ?
Données à caractère personnel que vous nous communiquez vous-même
Installation de nouvelles installations (soustraitée
ou non)
La communication de données à caractère
personnel est requise pour l’exécution du
contrat. En l’absence de communication de ces
données, le contrat ne pourra être exécuté.
· Prénom
· Nom
· Adresse (éventuellement l’adresse de
livraison)
· Numéro de téléphone (mobile)
· Numéro de compte en banque
· Adresse mail
· Langue préférée
· Données pertinentes pour la livraison
(par ex. heures auxquelles vous êtes
joignable …)
· Éventuellement des données relatives à
l’entreprise, comme le numéro de TVA
et / ou d’entreprise, dans la mesure où
la donnée en question concerne une
personne physique identifiée ou
identifiable
· Données de paiement
Effectuer de la maintenance / des interventions
La communication de données à caractère
personnel est requise pour l’exécution du
contrat. En l’absence de communication de ces
données, le contrat ne pourra être exécuté.
· Prénom
· Nom
· Adresse (éventuellement l’adresse de
livraison)
· Numéro de téléphone (mobile)
· Numéro de compte en banque
· Adresse mail
· Langue préférée
· Données pertinentes pour la
maintenance (par ex. type
d’installation, location …)
· Éventuellement des données relatives à
l’entreprise, comme le numéro de TVA
et / ou d’entreprise, dans la mesure où
la donnée en question concerne une
personne physique identifiée ou
identifiable
· Données de paiement
Vente ou location des remorques frigorifiques
La communication de données à caractère
personnel est requise pour l’exécution du
contrat. En l’absence de communication de ces
données, le contrat ne pourra être exécuté.
· Prénom
· Nom
· Adresse (éventuellement l’adresse de
livraison)
· Numéro de téléphone (mobile)
· Numéro de compte en banque
· Adresse mail
· Langue préférée
· Éventuellement des données relatives à
l’entreprise, comme le numéro de TVA
et / ou d’entreprise, dans la mesure où
la donnée en question concerne une
personne physique identifiée ou
identifiable
· Données de paiement
Concours et offres promotionnelles
La communication de données à caractère
personnel n’est pas obligatoire. En l’absence de
communication de ces données, il est impossible
de bénéficier des offres promotionnelles ou de
participer aux concours.
· Prénom
· Nom
· Adresse
· Numéro de téléphone (mobile)
· Adresse mail
· Langue préférée
Surveillance vidéo · Images de votre personne
Consultation de nos sites web
· Adresse IP
· Cookies (voir à ce sujet notre politique
de cookies)
Demande d’emploi
La communication de données à caractère
personnel est requise pour l’évaluation de votre
demande d’emploi. En l’absence de
communication de ces données, votre demande
d’emploi ne pourra pas être évalué.
· Prénom
· Nom
· Age et date de naissance
· Genre
· Photo
· Etat civil
· Données de contact
· Données relatives à la formation
· Passé professionnel
· Nationalité / Citoyenneté / Lieu de
naissance
· Des informations complémentaires que
vous nous transmettez
· Des informations complémentaires que
vos références nous transmettent
· Décision sur votre demande d'emploi
Données à caractère personnel que nous obtenons de sources autres que vous
Enrichissement de vos données à caractère
personnel reçues de sources externes
· Prénom
· Nom
· Adresse
· Votre présence / absence sur la liste
« Ne me contactez plus »
Cooltech ne traite pas de données sensibles comme les données sur votre origine raciale ou
ethnique, vos orientations politiques, vos préférences sexuelles ou votre santé.
Nous n’avons pas non plus l’intention, en principe, de collecter des données à caractère personnel de
personnes de moins de 16 ans, qui ne peuvent pas, sans l’autorisation de la personne assumant la
responsabilité parentale, nous communiquer de données à caractère personnel ni signer de
formulaire de consentement.
Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel et sur quelle base légale ?
Nous traitons des données à caractère personnel pour plusieurs finalités et, dans chaque situation,
traitons uniquement les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation de la finalité
spécifique.
Lors du traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons les dispositions du RGPD
et toutes les autres dispositions applicables en rapport avec la législation sur la protection de la vie
privée. Nos activités de traitement reposent toujours sur une des six bases légales possibles, telles
que mentionnées à l’art. 6 du RGPD.
Il est généralement question des bases légales suivantes :
· Dans le cadre de la préparation ou de l’exécution de notre contrat ;
· Afin de respecter les dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes
soumis ;
· Lorsque nous avons un intérêt légitime en la matière, auquel cas nous nous efforçons
toujours de trouver un équilibre entre cet intérêt et le respect de la vie privée de la personne
concernée ;
· Ou lorsque nous avons reçu votre consentement.
Concrètement, vos données à caractère personnel peuvent être traitées par Cooltech pour les
finalités et sur les bases légales suivantes :
Finalités du traitement de vos données à
caractère personnel
Bases légales du traitement
Pour traiter et satisfaire votre demande pour nos
produits ou services
Dans le cadre de la préparation ou de
l’exécution de notre contrat
Pour notre administration de la clientèle Dans le cadre de la préparation ou de
l’exécution de notre contrat
Pour pouvoir vous offrir le meilleur service
possible
Dans le cadre de la préparation ou de
l’exécution de notre contrat
Pour améliorer le contenu de nos produits,
services et site web
Notre intérêt légitime pondéré
À des fins de marketing direct
Notre intérêt légitime pondéré (dans le cas des
clients) ou votre consentement (non-clients)
Pour la vente et promotion de nos services et
produits
Notre intérêt légitime pondéré
Pour la compilation d’études, de tests et de
statistiques
Notre intérêt légitime pondéré
Pour la gestion de nos sites web Notre intérêt légitime pondéré
Pour la gestion de nos concours et offres
promotionnelles
Notre intérêt légitime pondéré
Pour éviter et détecter les fraudes et utilisations
abusives
Notre intérêt légitime pondéré
Pour garantir la sécurité de tout un chacun Notre intérêt légitime pondéré
Pour vous informer au sujet de nos (nouveaux)
services et produits ainsi que ceux de nos
entreprises associées (par ex. filiales, sociétés
mères et autres sociétés appartenant au même
groupe)
Notre intérêt légitime pondéré (dans le cas des
clients) ou votre consentement (non-clients)
Pour respecter les lois et règlements Satisfaire aux dispositions légales et
réglementaires auxquelles nous sommes soumis
Dans le cadre d’une demande d’emploi Dans le cadre de la préparation ou de
l’exécution de notre contrat
Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?
Cooltech conserve les données à caractère personnel pas plus longtemps que nécessaire pour la
finalité pour laquelle elles ont été collectées. Il faut aussi tenir compte du fait que de nombreux
délais de conservation (légaux) nous obligent à conserver des données à caractère personnel. Cela
vaut en particulier pour les obligations d’enregistrement et de conservation en rapport avec le droit
des sociétés ou droit fiscal (par ex. Code des sociétés et associations, législation fiscale, Code de droit
économique, etc. . En l’absence d’obligation de conservation, les données à caractère personnel sont
normalement effacées après avoir atteint la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
À cela s’ajoute que nous pouvons conserver des données à caractère personnel si vous nous en avez
donné l’autorisation ou s’il est possible que nous ayons besoin de ces données dans le cadre d’une
action en justice. Dans ce dernier cas, nous devons utiliser certaines données à caractère personnel
en tant qu’éléments de preuve. À cette fin, nous conservons certaines données à caractère personnel
conformément aux délais de prescription légaux, qui peuvent aller jusqu’à trente ans. Le délai de
prescription habituel dans le cadre des actions en justice personnelles est cependant de dix ans. Si
votre candidature n'aboutit pas à la conclusion d'un contrat de travail, vos données à caractère
personnel seront conservées pendant 2 ans après la fin du processus de sélection. Vos données à
caractère personnel seront alors automatiquement supprimées. Si votre candidature aboutit à la
conclusion d'un contrat de travail, vos données personnelles seront traitées conformément à notre
déclaration de confidentialité des employés.
Est-ce que nous communiquons ces données à caractère personnel à des tiers ?
Cooltech ne vend ni ne communique de données à caractère personnel à des tiers, sauf :
à nos ayants droit et autres entreprises associées (comme les filiales et autres sociétés
appartenant au même groupe) pour les mêmes finalités que celles mentionnées dans la
présente déclaration de confidentialité ;
• si cela est nécessaire pour nos prestations de service (par ex. aux fournisseurs) ;
• dans le cadre de transferts commerciaux (nous nous réservons le droit, en cas de
réorganisation, restructuration, fusion, vente ou autre transfert de ressources de
l’entreprise, de transférer également des données, y compris des données à caractère
personnel, sous réserve que le destinataire de ces données s’engage à traiter vos données à
caractère personnel conformément à notre déclaration de confidentialité) ;
• si nous avons une obligation légale de le faire ;
• s’il existe un intérêt légitime pour Cooltech ou le tiers concerné ;
• si vous nous avez autorisés à le faire.
Nous ne communiquons jamais de données à caractère personnel à des parties tierces avec
lesquelles nous n’avons pas passé de contrat de traitement.
Évidemment, dans le cadre de contrats de traitement avec d’autres parties (sous-traitants), nous
passons les accords nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel.
Vos données à caractère personnel peuvent également être partagées en dehors de l’Europe.
Cooltech s’engage à ce que les responsables du traitement et / ou sous-traitants recrutés en dehors
de l’Espace économique européen offrent, conformément à la législation applicable en matière de
vie privée, des garanties suffisantes en matière de sécurité et protection des données à caractère
personnel. En cas de transmission de données vers un pays en dehors de l’UE pour lequel il n’a pas
été établi par la Commission européenne qu’un niveau de protection approprié était offert, la
transmission est toujours soumise à un contrat satisfaisant à toutes les exigences applicables aux
transmissions vers des pays tiers, comme les dispositions standard approuvées en matière de
protection des données qui sont établies par la Commission européenne. Les dispositions standard
approuvées par la Commission européenne peuvent être consultées via le lien
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/modelcontracts-
transfer-personal-data-third-countries_fr.
Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous avons adopté des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos
données à caractère personnel contre tout traitement illicite, par exemple les mesures suivantes :
• Toutes les personnes susceptibles de prendre connaissance de vos données au nom de
Cooltech sont tenues de protéger la confidentialité de ces données ;
• Nous appliquons une politique d’utilisation d’identifiants avec mots de passe dans tous nos
systèmes ;
• Nous appliquons la pseudonymisation et, lorsque nécessaire, le chiffrement des données à
caractère personnel ;
• Nous effectuons des sauvegardes des données à caractère personnel de façon à pouvoir les
récupérer en cas d’incident physique ou technique ;
• Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures ;
Nos collaborateurs sont informés de l’importance de la protection des données à caractère
personnel ;
• Seuls les collaborateurs pour lesquels il est nécessaire de prendre connaissance de vos
données personnelles y ont accès.
Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Droit d’accès (article 15 du RGPD)
Vous avez le droit d’obtenir l’accès (gratuit) aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous
demander :
· si nous traitons ou non des données à caractère personnel vous concernant ;
· quelles catégories de données à caractère personnel nous traitons ;
· à quelles catégories de destinataires nous communiquons vos données à caractère
personnel ;
· à quelles fins nous les traitons ;
· combien de temps nous conservons ces données à caractère personnel ;
· quelle est la source des données traitées ;
· et si nous avons recours à des procédés de prise de décision automatisée (y compris le
profilage) et, si c’est le cas, quelle logique sous-jacente est utilisée et quelle est
l’importance et quelles sont les conséquences de ce traitement pour vous.
Droit de rectification (article 16 du RGPD)
Vous avez le droit de faire rectifier les données à caractère personnel incomplètes, inexactes,
inadéquates ou obsolètes. Pour ce faire, vous devez nous contacter comme indiqué ci-après.
Afin de garder vos données à jour, nous vous demandons de nous signaler tout changement.
Droit à l’effacement de données (« droit à l’oubli ») (article 17 du RGPD)
Vous pouvez, sous certaines conditions, nous demander d’effacer vos données. Vous devez
cependant savoir que, dans cette éventualité, nous ne pourrons plus vous fournir de service si vous
choisissez cette option. Votre droit à l’oubli n’est cependant pas absolu : nous avons le droit de
conserver vos données lorsque cela est nécessaire, par exemple pour nous conformer à une
obligation légale ou pour intenter, mener ou étayer une action en justice.
Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)
Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel si
une des conditions suivantes est remplie :
· les données à caractère personnel dont nous disposons sont inexactes ;
· vous êtes généralement opposé au traitement ;
· vous pensez que nous traitons illégalement vos données, mais êtes opposé à leur
effacement et demandez d’en limiter le traitement ;
· nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel pour les finalités pour
lesquelles nous les avons sollicitées, mais vous en avez besoin dans le cadre d’une action en
justice.
Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD)
Vous avez le droit de recevoir toutes les données à caractère personnel vous concernant dans un
format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et, dans la mesure de ce qui est
techniquement possible, de nous demander de les transmettre à un autre responsable du
traitement, lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :
· il est question de données à caractère personnel que nous avons traitées sur base de votre
consentement ou sur base d’un contrat ;
· et le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
L’évaluation de la faisabilité technique de la portabilité est de notre ressort exclusif.
Droit d’opposition (article 21 du RGPD)
Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au
traitement de vos données à caractère personnel.
Vous n’avez pas à fournir de raison pour vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère
personnel à des fins de marketing direct. Autrement dit, vous pouvez vous y opposer à tout
moment. Dans cette éventualité, vos données à caractère personnel ne sont plus traitées à des fins
de marketing direct.
Droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision individuelle automatisée (article 22 du RGPD)
Vous avez le droit de vous opposer à un traitement exclusivement automatisé de vos données à
caractère personnel, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant.
Si le traitement est soit autorisé par la loi, soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution des
livraisons de nos produits ou services, nous ne pouvons donner suite à une demande de ne pas être
soumis à une décision individuelle automatisée.
Droit de retirer votre consentement (article 7 du RGPD)
Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur base de votre consentement, vous
pouvez à tout moment retirer ce consentement sur simple demande (ce retrait ne compromet pas
la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait).
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer les droits susmentionnés, contactez-nous en envoyant un mail à privacy@cooltech.be.
Nous vous demandons, afin de pouvoir contrôler votre identité, d’envoyer en pièce jointe une copie
du recto de votre carte d’identité.
Responsable du traitement
Vos données à caractère personnel sont traitées par Cooltech, qui est le responsable du traitement.
Cela signifie que nous fixons la finalité et les moyens pour le traitement de vos données à caractère
personnel.
Comment nous contacter ?
Si, après avoir pris connaissance de notre charte de confidentialité ou de façon plus générale, vous
avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter, vous pouvez nous écrire à l’adresse
suivante :
Cooltech SA
Kolmenstraat 1607
3570 Alken
privacy@cooltech.be
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données, qui tient
lieu d’autorité de contrôle en matière de protection de la vie privée :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
Modification de la déclaration de confidentialité
Cooltech peut modifier la présente déclaration de confidentialité. Nous vous invitons donc à toujours
consulter la dernière version de cette déclaration sur notre site web. Naturellement, nous vous
informons de toute modification de fond via notre site web ou d’autres canaux de communication
d’usage courant.